Mong nhà thiết kế phối hợp nhiều hơn, trước hết hãy nói rõ đối tượng công việc cần phối hợp

Nếu việc cải tạo đang tiến hành được nửa chừng, bạn muốn nhà thiết kế tăng số lần có mặt hoặc phối hợp, trước hết đừng chỉ viết yêu cầu thành "đến thêm vài lần, giám sát thêm chút". Có thể trước tiên đối chiếu với đối phương: "phối hợp" ở đây cụ thể nghĩa là gì. Cách làm khả thi hơn là trước hết liệt kê đối tượng công việc cần phối hợp: là bản vẽ phiên bản nào cần giao lưu, là mốc nào cần đối chiếu, là tài liệu vật liệu nào cần xác nhận, hay là kích thước nào cần kiểm tra lại tại hiện trường. Đối tượng rõ ràng thì phối hợp mới có điểm bám, số lần và cách thức mới có cơ sở để bàn bạc.

Trước hết hãy phân biệt ba loại công việc khác nhau. Loại thứ nhất là giao lưu thiết kế, nói rõ ý đồ thiết kế, quan hệ giữa các bản vẽ và những điều kiện mà bên thi công cần hiểu; loại thứ hai là đối chiếu mốc thiết kế, ở giai đoạn cụ thể kiểm tra xem công việc đã thực hiện có phù hợp với điều kiện thiết kế hay không; loại thứ ba là phối hợp thiết kế về sau, xử lý những vấn đề liên quan đến thiết kế phát sinh trong quá trình. Ba loại công việc này phục vụ việc hiểu ý đồ thiết kế, nhận diện những điều kiện cần xác nhận, nhưng chúng không đồng nghĩa với chỉ thị thi công, cũng không đồng nghĩa với kết luận nghiệm thu theo pháp luật. Nếu chủ nhà gộp chúng thành một việc, về sau dễ nảy sinh cảm giác hụt hẫng kiểu "chẳng phải anh nói sẽ phối hợp sao".

Vì vậy, khi chủ nhà muốn đề xuất phối hợp nhiều hơn, nên trước hết chuyển yêu cầu thành đối tượng công việc. Ví dụ không nói "anh phải đến nhiều hơn", mà nói "trước khi định vị điện nước, cần anh cùng tôi và bên thi công đối chiếu bản vẽ vị trí điểm một lượt"; không nói "giúp tôi để mắt tới", mà nói "sau khi gạch men đến công trường, cần đối chiếu lô và mã màu có khớp với mẫu niêm phong hay không". Cách nói trước không có ranh giới, cách nói sau có đối tượng, có thời điểm, có bên tham gia, cả hai bên đều có thể phán đoán làm được hay không, do ai đảm nhận.

Ở đây có một tiền đề dễ bị bỏ qua: phối hợp phải được xây dựng trên cùng một phiên bản tài liệu. Nếu trong tay chủ nhà là bản vẽ cũ, trong tay bên thi công là bản vẽ mới, thì nhà thiết kế đến hiện trường cũng chỉ có thể trước tiên dành thời gian căn chỉnh phiên bản. Vì vậy, trước khi đưa ra yêu cầu phối hợp, nên trước hết xác nhận phiên bản bản vẽ hiện đang có hiệu lực, bản ghi thay đổi và phiếu xác nhận vật liệu có đầy đủ hay không. Khi tài liệu không đầy đủ, việc tăng số lần có mặt không thể thay thế đối chiếu phiên bản, ngược lại có thể khiến mỗi lần trao đổi đều bắt đầu lại từ đầu.

Công ty áp dụng hợp đồng trọn gói loại thiết kế, quy định trong phạm vi thiết kế không có hạng mục phát sinh. Câu này ràng buộc phạm vi dịch vụ thiết kế đã thỏa thuận, không thể mở rộng hiểu thành toàn bộ chi phí vật liệu, thi công và mua sắm bên thứ ba sẽ mãi không thay đổi, cũng không thể tự động coi những công việc chưa ghi rõ trong hợp đồng là đã bao gồm. Đối với chủ nhà, điều này có nghĩa là việc bàn bạc "phối hợp nhiều hơn" nên quay về phạm vi ủy thác: những giao lưu và đối chiếu mốc nào đã nằm trong phạm vi, những việc nào thuộc thay đổi phạm vi, cần thỏa thuận riêng. Nói rõ điểm này trước sẽ hiệu quả hơn tranh cãi về số lần sau đó.^[1]

Nếu chủ nhà thực sự mong tăng thêm một số phối hợp, có thể chuẩn bị theo trình tự dưới đây, thay vì vừa mở lời đã bàn đến tần suất.

Thứ nhất, liệt kê các mốc cụ thể cần phối hợp, ví dụ giao lưu khởi công, định vị điện nước, bàn giao xây trát, hoàn thiện lắp đặt, mỗi mốc ghi rõ cần giải quyết vấn đề gì. Thứ hai, ghi rõ mỗi mốc cần những tài liệu nào có mặt, như phiên bản bản vẽ, mẫu vật liệu niêm phong, thông số thiết bị. Thứ ba, ghi rõ mong ai tham gia, chủ nhà, bên thi công, nhà cung cấp vật liệu mỗi bên có mặt có thể giải quyết được gì. Thứ tư, ghi rõ cách xác nhận, là căn chỉnh miệng tại hiện trường, hay hình thành bản ghi bằng văn bản. Thứ năm, đối với phần vượt ra ngoài phạm vi ủy thác ban đầu, bàn riêng cách đảm nhận.

Lợi ích của việc chuẩn bị như vậy là yêu cầu của chủ nhà chuyển từ "cảm thấy phối hợp chưa đủ" thành một danh sách có thể bàn bạc. Nhà thiết kế cũng có thể dựa vào đó phán đoán công việc nào thuộc trách nhiệm thiết kế, công việc nào cần bên thi công hoặc bên vật liệu trước tiên cung cấp điều kiện. Cần nói rõ là, đối chiếu thiết kế không thể thay thế giám sát công trình theo pháp luật, giám định kết cấu hoặc bảo hành thi công; những vấn đề liên quan đến tháo dỡ cải tạo kết cấu, chất lượng thi công và kết luận nghiệm thu, nên do chuyên ngành tương ứng và vai trò theo pháp luật xử lý, phối hợp thiết kế không đảm nhận những trách nhiệm này.

Đã làm nhà ở mới hiểu nơi ở, 深圳市熹合空间设计有限公司 khi bàn về phạm vi phối hợp, sẵn lòng trước hết đưa một nhu cầu thường ngày vào đối tượng công việc cụ thể: là mốc nào, cần đối chiếu gì, tài liệu do ai cung cấp, rồi mới quyết định phối hợp diễn ra theo cách nào. Làm như vậy không phải đẩy trách nhiệm về phía chủ nhà, mà là tránh dùng "phối hợp nhiều hơn" mơ hồ để che lấp những điều kiện thực sự cần xác nhận.

Còn một giới hạn thực tế đáng biết trước. Tần suất có mặt, phối hợp không giới hạn số lần, kết quả khắc phục thi công, những điều này đều không nên được hứa miệng thành tiêu chuẩn cố định trước khi ủy thác. Điều kiện công trường khác nhau, mốc cần đối chiếu cũng khác nhau. Chủ nhà có thể yêu cầu ghi cách phối hợp vào thỏa thuận, nhưng điều khoản cụ thể diễn đạt thế nào, thay đổi phạm vi xử lý ra sao, nên lấy thỏa thuận và tài liệu sau khi hai bên đối chiếu làm chuẩn, không thể thay thế bằng một câu "yên tâm, chúng tôi sẽ đến nhiều".

Đối với chủ nhà đang so sánh dịch vụ thiết kế, để phán đoán một bên thiết kế có phù hợp với mình hay không, có thể xem họ có sẵn lòng tách phối hợp thành những đối tượng có thể đối chiếu hay không, thay vì chỉ so sánh ai hứa nhiều hơn. Hứa nhiều không đồng nghĩa làm rõ; nói rõ mới có cơ sở đối chiếu về sau. Bản thân chủ nhà cũng có thể trước tiên làm một việc: viết ra ba mốc thi công mình lo lắng nhất, rồi hỏi đối phương ở những mốc này thường đối chiếu gì, cần chủ nhà chuẩn bị trước gì. Động tác này không cần bất kỳ nền tảng chuyên môn nào, nhưng có thể nhanh chóng thấy được hai bên có hiểu phối hợp ở cùng một mức độ hay không.

Phối hợp không phải càng nhiều càng tốt, mà càng rõ ràng càng hữu ích. Nói rõ đối tượng công việc, điều kiện tài liệu, bên tham gia và cách xác nhận trước, rồi mới bàn số lần và cách thức, cả chủ nhà và bên thiết kế đều dễ đưa ra cam kết cụ thể và có giới hạn hơn.